会计档案

一、会计类档案概述：

        会计凭证档案管理系统的主要目标是提高会计凭证的管理效率，保障其安全性和合规性。本文将从业务管理的角度，阐述易协档案管理系统对会计凭证档案管理的具体方案，包括业务流程、系统功能、技术架构及实施步骤。

        近年来，随着国家对电子票据的大力推广，全电票、数电票等为代表的出现，加速了会计凭证的数字化。今后组织将会面临更多的“电子类凭证”的入账归档、电子会计档案管理的新挑战。但当前阶段，大多数企业还是面临着“传统凭证”与“电子类凭证”共存的情况，正处于传统到电子的转型中，因此易协档案也对当前第“双轨制”提供了相应的解决方案。

二、系统目标：

        1. 提高管理效率：通过自动化和电子化手段，简化凭证处理流程。
        2. 确保数据安全：通过多层次的安全措施，保护凭证数据。
        3. 增强合规性：确保凭证管理符合相关法律法规和企业内部控制要求。
        4. 优化业务流程：通过流程优化，提高会计凭证处理的准确性和及时性。

        结合国家政策、标准规范以及组织的需求，易协档案管理系统提出了业务、档案一体化方案，实现“票据”、“单据”、“凭证”、“账簿”、“报表”等会计资料的应归尽归和全生命周期管理，包括电子会计资料形成、收集、整理、归档和电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等。

        灵活集成其他业务系统，自动采集散落在前端信息化系统内的会计类资料，经过质检、编目等多个作业环节之后，实现会计资料的归档，无需打印，为组织降本提效。

        电子会计档案将为组织：减少80%纸张耗用；减少90%以上的凭证匹配、装订工作；节约库房60%面积及80%的硬件设施投入。

三、业务流程：

        1. 凭证接收

        1）电子凭证接收：从其他相关业务统自动接收电子凭证。

        报销场景下：从报销系统、银企直连系统、财务核算系统等多套业务系统中抽取记账凭证、与该凭证相关的报销单、数电票原件、银行回单等会计资料的电子文件、元数据和结构化数据，进行统一打包归档，并在电子会计档案系统根据其关联关系进行自动化关联和成册。

        采购业务中：智能从采购管理系统、财务应付系统、资金系统、核算系统、ERP、OA系统等多套系统中抽取记账凭证、相关采购合同和采购订单、采购发票、银行回单等会计资料的电子文件、元数据及结构化数据，进行统一打包归档。

        销售业务中：相关的销售订单、销售出库单、销售发票，与财务会计相关的记账凭证、银行回单、总分账、明细账等都可以归档进入电子会计档案系统。

        用户可提前设置好需要归档是数据内容：

        2）纸质凭证扫描：使用扫描设备、手机拍照功能将纸质凭证电子化，录入系统。

        3）OCR自动识别：对于纸质会计凭证档案的元数据，可通过OCR引擎本地化部署的方式，实现对纸质凭证元数据的自动识别功能。

        2. 凭证审核

        1）自动审核：系统根据预设规则自动审核凭证，四性检测、防伪防篡改。

        易协档案满足国家政策标准，对移交进入电子会计档案系统的会计资料进行“真实性、完整性、可用性、安全性检测”，检测完成后会自动生成检测报告，反馈质检结果，同时检测报告也支持下载和打印。

        归档的过程中，自动设定相关权限以及电子会计档案的重要性、保管时间等。与电子签名技术融合，所有这些财务电子会计档案都实现防篡改、可验证。

        2）人工审核：对系统无法自动审核的凭证进行人工审核。

        3. 凭证归档

        1）分类整理：根据凭证类型、日期、业务类别等进行分类整理。

        2）电子存档：将审核通过的凭证归档到电子档案库中。

        易协档案为不同类型、不同形态的会计资料提供差异化的处理原则。

        企业内部业务系统产生的“原生电子”记账凭证、会计账簿、会计报告、各类业务单据等，通过“生成板式文件”归档。

        企业外部接收的电子会计资料，比如电子增值税普通发票、电子银行回单等，通过“传递原板式文件”归档。

        企业从外部接收的“原生纸质化的”原始凭证，比如纸质增值税专用发票、纸质出货单等，在前端业务处理流程中实现“拍照或扫描进行纸质原始凭证电子化”后归档。

        4. 凭证检索

        1）关键字检索：通过凭证号、日期、金额等关键字进行检索。

        2）多条件组合检索：可根据具体业务情况，设置复杂的多条件组合检索，快速定位所需凭证。

        3）全文检索：海量档案数据的3秒检索。可以通过全文检索、条件检索等方式进行跨全宗、跨门类、跨条目检索，快速定位目标档案，并且可进行二次筛选。

        5. 凭证调阅、凭证借阅

        1）在线调阅：通过系统在线查看电子凭证。

        2）权限控制：根据用户权限，控制调阅范围和操作权限。

        3）凭证借阅：对于无权查询的凭证，用户可对凭证进行借阅操作，借阅分为电子借阅，实物借阅。

        易协档案系统可实现申请、审批、赋权/出库、收权全流程管控。在线预览及下载的档案支持动态水印加注，防止档案内容外泄。同时系统能够按照借阅期限，对借阅查看的电子档案进行自动赋权与自动收权。

        易协档案系统支持工作流引擎，档案归档、借阅、鉴定、销毁可根据业务需求进行灵活的流程设置。

        6. 凭证利用

        1）报表生成：根据需求生成各类统计报表。

        2）数据导出：支持导出凭证数据，便于外部审计和分析。

        易协档案系统提供多维度的智能动态数据看板、数据报表，用于展示系统内档案管理全貌。

        对档案接收、管理、利用、保存等情况进行全方位数据统计，便于档案管理员实时、全面掌握档案系统当前的使用状况。

        7. 凭证鉴定与销毁

        1）到期提醒：根据保管期限自动提醒到期档案，管理员可对档案进行密级鉴定、保管期限鉴定，以及档案销毁审批。

        2）合规销毁：对于通过销毁流程的会计档案，管理员可对合规的档案进行销毁操作。易协档案系统记录销毁过程，确保凭证合规销毁。

四、功能总结：

        1. 凭证管理

        1）自动化接收和录入凭证、OCR(本地化部署)自动识别会计凭证。
        2）支持多种格式的凭证文件存储和管理。
        3）分类整理和标签管理，全文检索引擎，便于检索。

        2. 审核管理

        1）工作流引擎加持，自动化审核流程。
        2）支持自定义审核规则，四性检测。
        3）提供审核记录和追踪功能。

        3. 存储管理

        1）数据加密存储，支持多种文档服务器，文档服务器支持本地化部署。
        2）定期备份和异地备份。
        3）高效的存储空间管理。

        4. 检索与调阅

        1）强大的检索功能，支持多条件组合检索、全文检索。
        2）在线调阅和权限控制，确保数据安全。

        5. 报表与统计

        1）多维度报表生成。
        2）支持自定义报表模板。
        3）数据导出和打印功能。

        6. 安全与权限管理

        1）基于角色的权限管理。
        2）多种认证和操作日志记录。
        3）数据加密和传输加密。

五、技术架构：

        1. 系统架构

        1）采用B/S架构，客户端通过浏览器访问，降低维护成本。
        2）后端采用微服务架构，方便系统扩展和模块化管理。

        易协档案管理系统采用JAVA当前最流程技术SpringBoot+Bootstrap+Vue，B/S 架构，具有跨平台特性；前台支持HTML5+CSS3框架；后台基于成熟的J2EE MVC 框架+多数据库+微服务，属于前后端分离项目。设计和架构更加优良，各层定义清晰，具备良好的兼容性与扩展性。

        2. 数据存储

        1）采用关系型数据库和非关系型数据库相结合，满足大数据量存储需求。
        2）缓存数据库 Redis。
        3）分布式文件存储 Minio (本地化部署)。
        4）数据搜索和分析引擎elasticsearch(本地化部署)。
        5）数据库集群和读写分离，提高系统性能。

        3. 安全措施

        1）数据加密存储，防止数据泄露。
        2）传输加密，保障数据在传输过程中的安全。
        3）定期安全审计，及时发现和处理安全隐患。

        4. 备份与恢复

        1）自动化备份机制，确保数据安全。
        2）异地备份和容灾恢复，保障系统在突发事件中的数据完整性。

六、实施步骤：

        1. 需求分析

        深入了解企业会计凭证管理需求，明确系统功能和性能要求。

        2. 系统设计

        如系统需要定制化开发时，需进行系统需调研、评估、设计，出系统解决方案、确定系统架构、数据库设计和安全策略。

        3. 系统开发

        按照设计方案进行系统开发，进行单元测试和集成测试。

        4. 系统部署

        1）部署系统，进行系统调试和优化。
        2）对相关人员进行培训，确保其能够熟练使用系统。

        5. 系统维护

        1）定期维护，确保系统稳定运行。
        2）持续跟踪用户反馈，进行系统改进和优化。

七、价值：

        会计凭证档案管理系统不仅能提高企业会计凭证管理的效率和安全性，还能优化业务流程，增强合规性。通过实施该系统，企业能够实现会计凭证的全生命周期管理，提升财务管理水平和数据利用效率。

        满足合规风控要求，规避风险：满足了档案管理国家标准、会计档案管理行业标准及规范要求，助力企业合法合规开展电子会计档案管理。满足全电票、数电票等电子会计凭证归档，减少管理风险。

        满足档案长期保管及防篡改要求：通过数据备份、容灾技术以及扩展存储技术，让数据长久有效效存储。利用电子签名技术实现防篡改，对接第三方公证处进行存证，形成完整证据链，包括全数据存证、文件真实性存证等。

        档案数据资产共享：3秒搜索到所需的电子会计档案，针对不同档案使用人员，量身定制查询、借阅需求，全面提升档案共享效率和利用便捷性，让组织数据资产发挥出价值。

        为组织降低管理和人力成本：降低耗材及存储成本，节能环保；减少档案保管的硬件设备支出；减少重复机械化的工作，释放人力。